Cuánto cobra una organizadora de eventos: fee fijo, porcentaje o por hora

Una organizadora de eventos no tiene una tarifa oficial: cobra de una de tres formas —un monto fijo por el evento, un porcentaje del presupuesto o un valor por hora— y el monto sale de las horas que le lleva el trabajo, no del tamaño de la fiesta. En el ejemplo de esta nota, un evento de 40 horas de trabajo y $8.000.000 de presupuesto da $600.000 con fee fijo, $960.000 con un porcentaje del 12 % y $600.000 si se cobran las 40 horas a $15.000. Los números son de ejemplo; la cuenta sirve con los tuyos. Si lo que te interesa es aprender el oficio antes de ponerle precio, mirá el curso de organización de eventos, con certificado privado y no oficial.

¿Cuánto cobra una organizadora de eventos?

No existe un tarifario público de una asociación ni un convenio que lo fije, así que no hay un número "correcto". Lo que sí se puede hacer es una cuenta ordenada. Primero, el valor de la hora de trabajo:

Son supuestos para mostrar la cuenta. El número que más pesa es el de las horas cobradas: de un mes de trabajo, una parte se va en presupuestos que no se concretan, en llamadas a proveedores y en reuniones con clientes que todavía están decidiendo. Por eso aquí se cuentan 80 horas y no las 160 de un mes completo.

¿Cuáles son las formas de cobrar por organizar un evento?

El porcentaje de la tabla (12 %) es sólo un supuesto para la cuenta: lo que se pacta en la práctica lo define cada contrato.

¿Conviene cobrar un porcentaje o un monto fijo?

Depende de cuánto trabajo hay detrás de cada peso del presupuesto. Con el mismo 12 %, un evento de $2.000.000 deja $240.000, y si lleva las mismas 40 horas, la hora queda a $6.000, menos de la mitad del valor del ejemplo. Un evento de $8.000.000 que lleva 40 horas deja $24.000 la hora. El porcentaje, entonces, premia al cliente de presupuesto grande y castiga el evento chico que da tanto trabajo como uno grande, porque el cronograma, los proveedores y el día del evento son casi los mismos.

El fee fijo es más claro para quien contrata, pero exige estimar bien las horas. Una forma práctica de no perder dinero es dejar por escrito qué incluye (cantidad de reuniones, de proveedores a cotizar, presencia el día del evento) y cobrar aparte lo que se agregue.

¿Qué entra en el presupuesto de una organizadora de eventos?

Un presupuesto claro separa tres cosas:

• Honorarios: lo que cobra la organizadora por planificar y coordinar.
• Gastos de producción: salón, catering, sonido, ambientación, fotografía, invitaciones. Los paga el cliente; la organizadora puede contratarlos en su nombre o presentarlos.
• Extras y contingencia: horas de más, cambios de fecha, un fondo para imprevistos.

Si la organizadora recibe una comisión de algún proveedor, conviene decirlo de entrada: ahorra discusiones y es una forma de cobrar que el cliente puede entender.

¿Cuánto se tarda en organizar un evento?

Las horas del ejemplo se reparten así, para que se vea de dónde sale el 40:

Un casamiento o un evento corporativo grande puede llevar mucho más; un cumpleaños chico, menos. Lo útil es tener las horas por etapa de cada trabajo que hiciste: la próxima estimación sale de ahí.

¿Qué conviene dejar por escrito antes de cobrar?

Cobrar bien también es cobrar con reglas claras. Antes de empezar, conviene acordar:

• Anticipo: un pago inicial que reserva la fecha y cubre las primeras horas. En el ejemplo, la mitad del fee fijo, $300.000.
• Cronograma de pagos: qué se paga en cada etapa y cuándo.
• Cambios: qué pasa si el cliente modifica la fecha, la cantidad de invitados o el lugar, y cuánto se cobra por esas horas extra.
• Cancelación: qué parte del honorario se devuelve y cuál no, según cuánto trabajo ya se hizo.

Un acuerdo escrito, aunque sea un mensaje confirmado por las dos partes, evita la mayoría de los malentendidos.

¿Qué se aprende para organizar eventos?

Organizar un evento es una mezcla de planificación, números y trato con proveedores, y se aprende en gran parte de la práctica. El curso de organización de eventos de CETAE recorre las etapas en seis módulos: introducción a la organización de eventos, planificación y cronograma, selección y coordinación de proveedores, producción del pre-evento, ejecución y post-evento, y difusión y comunicación del evento. Es 100 % online y a tu ritmo, y cuesta $90.000, con certificado privado y no oficial.

Las cuentas de esta nota sirven para ordenar tus precios; no son una promesa de ingresos ni un tarifario. Si estás pensando en cobrar por tu trabajo, lo primero es medir cuánto tiempo te lleva cada etapa, y después poner un valor a la hora que te permita vivir de esto.